AAN DE SLAG MET INTERACTIEVE ONLINE EVENTS

De voordelen die bij online events worden ervaren zijn zo groot, dat veel bedrijven online events implementeren in hun huidige marketingstrategie. Maar waar komt dat door? We delen in dit BLOG insights over waarom zo’n online event zo goed werkt, wat er allemaal bij komt kijken en we geven je 5 vragen die een goede basis vormen voor jouw concept. Zodat ook jij na het lezen van dit monsterartikel aan de slag kunt met interactieve online events!

Waarom werken interactieve online events zo goed?

Wat is er nodig voor een interactief online event?

5 vragen die een basis leggen voor jouw event 

 

Waarom werken interactieve online events zo goed?

Het werkt, maar wat maakt dat het werkt? Wat maakt een online event nou echt waardevol naast dat het ook een oplossing biedt? Volgens ons is dat de mogelijkheid om interactieve tools toe te voegen. Zonder de interactie is een online event vergelijkbaar met tv kijken. Met interactieve modules kun je kijkers écht mee laten doen waardoor je niet alleen maar aan het zenden bent.

Het biedt de mogelijkheid om collega’s onderling met elkaar te laten chatten, meningen te peilen door het invullen van polls en jij als organisator of gesprekshost kunt direct de interactie aan gaan door te antwoorden op binnenkomende vragen. 

En dat levert weer veel op: meer engagement tussen de deelnemers onderling en tussen de presentatoren en de deelnemers. En een hoge score op het vasthouden van de aandacht, veel hoger dan alle andere content middelen zoals een blog of video. Bovendien levert een interactief online event veel informatie op over het kijkgedrag van je doelgroep. 

 

Interactie zorgt voor insights
Polls en peilingen geven een goed beeld van wát voor kijker je voor je hebt. Wat is hun mening en hoe denken ze over bepaalde stellingen? Je kunt hier als merk/bedrijf de volgende keer makkelijk op inspelen en je volgende event aanscherpen. 

Insights:

  • Statistieken over je kijkers; wanneer haken ze af 
  • Wat is hun mening over bepaalde stellingen en onderwerpen
  • Welke vragen zorgen voor veel engagement en zijn hot topics

Inzetbaar om verschillende (communicatie)doelen te behalen
Een online event kan ondersteunend zijn aan verschillende (communicatie)doeleinden: het vergroten van je naamsbekendheid, het werken aan je brand awareness, het versterken van de band tussen merk en werknemer, of het overbrengen van een (nieuwe) boodschap. Voor elk vraagstuk is een ander concept te bedenken dat uitvoerbaar is in een online event.

Grotere aandachtsspanne
De aandachtsspanne bij een interactief online event is vele malen groter dan bij welk ander medium dan ook. Kijk bijvoorbeeld eens naar onderstaande infographic. Vorig jaar was de gemiddelde viewer time van een interactief online event bijna een uur. Nagaan dat de meeste events 1 tot 2 uur duren zijn dat erg mooie kijk resultaten.

E-mails vangen
Je kan ervoor kiezen om deelnemers te laten aanmelden voor jouw online event. Met e-mail capturing wordt het emailadres van de deelnemer gevraagd voor aanvang. Je hebt hierdoor direct een deelnemerslijst die je na afloop kan bereiken met een recap en aanvullende informatie. Ook zet je zo een contactlijn op. Bij een real life event loopt iemand binnen en is daarna ook weer weg. Om een e-mail adres te bemachtigen moet je dan toch net iets meer moeite doen. 

In één uur een bulk aan content waarmee je vooruit kan
Je hebt na het online event een 1 a 2 uur lange stream waar je verschillende soorten content van kan maken. Denk aan mooie edits of nieuwe banners voor promo acties of voor op je socials. De data verkregen uit de interactie kun je gebruiken voor het verzinnen van hot topics voor o.a: nieuwsbrieven en intranet of het volgende online event. Vuistregel: hergebruik je content minimaal 5x om zo het optimale uit je investering te halen.

Persoonlijk en dichtbij
Naast alle cijfers en statistieken zijn online events ook leuk om te doen. Ze krijgen een authentiek tintje doordat je direct contact maakt met de kijkers. Hierdoor voelt het voor de deelnemer dichtbij en persoonlijk. Ze praten immers met een persoon, in plaats van met een bedrijf. Mocht je tijdens de show tijd tekort komen om alle vragen te beantwoorden, kom er dan na het online event op terug door een mail te sturen. Zo kun je alsnog contact leggen op een heel persoonlijke en servicegerichte manier.

 

Wat is er nodig voor een interactief online event?

Bij het bekijken van en meedoen aan een online event is niet zichtbaar wat er aan de achterkant allemaal gaande is. Vergis je niet, er komt een hoop bij kijken! Er worden inmiddels grote online eventproducties gedraaid en net als bij een filmproductie staat er een hele crew achter de schermen om het event in goede banen te leiden. Een aantal zaken waar vaak niet aan gedacht wordt, maar die wel echt cruciaal zijn om je event te realiseren.

Streamtechniek/software
Om je stream te dragen ben je afhankelijk van een streamingplatform. De keuze daarin is inmiddels groot. De meest bekende platformen zijn Vimeo, Youtube, Facebook en Twitch. Maar er zijn veel meer aanbieders op de markt. Je moet er even induiken om het juiste platform te vinden die helemaal aan je wensen voldoet. Zaken als; ondersteunt het platform de juiste interactieve onderdelen die ik in mijn event wil? En hoeveel kijkers kan het platform dragen? Zijn zeer belangrijk. Daarnaast kost het even tijd om het platform eigen te maken. Geen tijd? Laat je adviseren door expert. Dat kan een hoop zoekwerk schelen. 

Apparatuur
Goed licht en geluid zijn belangrijk als je wilt je dat iedereen duidelijk in beeld en helder te verstaan is. Dat is afhankelijk van de kwaliteit van microfoontjes, mengtafel, kabels, lampen, boxen, camera’s, statieven etc. Dit zijn vaak zaken die je niet ziet wanneer je deelnemer van een online event bent. Maak een lijst met benodigdheden zodat je niks vergeet.

Stabiele internetverbinding
Er wordt heel veel data gestreamed, wat  vraagt om een stabiele internetverbinding. Niemand zit te wachten op een haperend beeld: uit onderzoek blijkt dat deelnemers niets vervelender vinden dan haperend beeld of  slecht geluid. Een goede 4,- of 5G-verbinding die je stream kan dragen is daarom heel belangrijk

Een studio met eventueel decor
Om alles neer te zetten heb je een plek nodig die in alles wat je nodig hebt faciliteert. Het belangrijkste is het aantal m2, een goede internetverbinding en de uitstraling van de ruimte. Wil je dat je online event je merk vertegenwoordigd, dan is een decor in huisstijl wenselijk. Je kan ervoor kiezen om je decor helemaal virtueel te laten bouwen. Dat is vaak wel duurder dan wanneer je een studio huurt. Er zijn in Nederland ook veel studio’s beschikbaar voor online events waar al een standaard decor klaarstaat. Zelf bouwen in een geschikte ruimte is ook een optie.

Draaiboek
Wanneer je live online gaat kun je gemaakte fouten er niet uitknippen en opnieuw beginnen. Ook wil je zorgen dat de spanningscurve in je event zo is opgebouwd dat je de maximale aandacht van je kijkers vasthoudt. Zorgen dat er geen ongemakkelijke stiltes vallen helpt daar ook aan mee. Van tevoren een draaiboek maken helpt om je kijkers de hele stream geboeid te houden. Plan een generale repetitie in. De mensen on stage raken dan al wat meer vertrouwd en je kunt aanscherpen wat nog niet helemaal lekker loopt.

 

5 vragen die een basis leggen voor je online event 

Naast de organisatie is de inhoud misschien nog wel belangrijker. Je organiseert een online event omdat je impact wilt maken. Door de volgende vragen te beantwoorden, schep je een basis voor jouw online event. Dat kan hierdoor veel makkelijker vorm krijgen.

1.Wat is het doel van je online event?
Wat heb je te vertellen? Welke boodschap wil je overbrengen? Of heb je een product dat je wilt lanceren? Wil je een teamuitje voor alle medewerkers organiseren dat vooral leuk moet zijn? Stel dit van tevoren vast. Dit is je basis. Hierop rust je hele concept.

2.Wie is je doelgroep?
Welke boodschap moet bij wie worden overgebracht? Door dit vooraf vast te leggen kan het concept op de doelgroep worden toegespitst. Ook de toon kan zo scherper worden afgestemd: voor stakeholders zoek je een andere toon dan voor bijvoorbeeld je medewerkers.

3. Hoeveel mensen komen er in het online event?
Heb je al een beeld van het aantal gasten dat aanwezig gaat zijn? Is er een vaste presentator en wil je drie gasten uitnodigen die afwisselend op het toneel komen? Of wil je met zes man tegelijk aan tafel zitten? De hoeveelheid sprekers die tegelijkertijd in beeld moeten komen is bepalend voor de setting, maar ook voor het aantal camera’s en de bijbehorende techniek.

4. Waar en wanneer moet het plaatsvinden?
Het aantal aanwezige mensen bepaalt de plek en de techniek. Goed om dit alvast te formuleren voor je naar een geschikte locatie gaat zoeken. En hoeveel tijd heb je nog om alles te realiseren? Heb je last minute een online event nodig? Dan vraagt dat om een andere aanpak dan wanneer je nog weken de tijd hebt.

5. Hoeveel budget heb ik?
Niet altijd even leuk, maar wel belangrijk: heb helder aan welk budget je gebonden bent. Een goed online event neerzetten kost nu eenmaal geld. Bepaal vooraf je budget en houd daarbij rekenen met een beetje speling. Een hoge kwaliteit online event blijft een op maat gemaakt product.

 

Met de antwoorden op bovenstaande vragen helder kun je met een goede basis naar een bedrijf toe stappen of zelf aan de slag gaan met interactieve online events. Wat de aanpak ook wordt: veel succes en plezier!

Mochten we je ergens bij kunnen helpen, neem dan vooral contact met ons op!